Wie ich mit drei Aktivitäten jeden Arbeitstag fokussiert starte und abschließe

Ganz egal, ob du eh schon lange als Einzelkämpfer*in arbeitest oder erst seit der Pandemie viel im Home Office auf dich allein gestellt bist, wahrscheinlich kennst du das:

• Du bist nach dem Arbeitstag erschöpft,
• fragst dich aber oft, wo die Zeit geblieben ist
• und wieso ein Teil der wichtigen Aufgaben doch wieder liegen geblieben ist.
• Du hast das Gefühl, ständig zu werkeln – und bist doch mehr oder weniger unzufrieden, weil alles nur schleichend voran geht (wenn überhaupt).

Das läuft schief

Wenn es dir so geht wie mir früher und vielen Solo-Selbstständigen oder Angestellten, mit denen ich zu tun haben, dann liegt das wahrscheinlich daran:

• Du beginnst den Arbeitstag nicht fokussiert, sondern fängst mit E-Mails, Social Media und ein wenig Surfen an.
• Du verzettelst dich.
• Du schenkst den kleinen Fortschritten, die du (trotzdem) machst, kaum Beachtung.
• Du verlierst die Dinge, die dich langfristig weiterbringen, immer wieder aus den Augen.
• Du nimmst dir nicht die Zeit, dir regelmäßig Rechenschaft darüber abzulegen, was du erledigt hast und was nicht, was gut gelaufen ist und was nicht, was du in Zukunft verbessern kannst. Heißt: Du nimmst dir die Möglichkeit, aus den Erfahrungen wirklich zu lernen.

Wie gesagt: Ich kenne das aus eigener Erfahrung.

Was du tun kannst

Ich habe eine ganze Reihe von Methoden (wie Getting Things Done, ALPEN-Methode, Eisenhower-Prinzip, One Minute To Do List etc.) ausprobiert. Im Moment nutze ich einen Mix aus diesen Methoden, der aber erst in Kombination mit drei simplen Aktivitäten wirklich einen spürbaren Unterschied für mich macht:

Ich führe zweimal am Tag – zu Beginn des Arbeitstags und am Ende – ein kurzes Arbeitsjournal (gleich mehr dazu) und am Ende der Woche einen Wochenrückblick.

Das dauert pro Tag 5 bis 8 Minuten und am Ende der Woche noch mal 10 Minuten. Diese etwa 45 Minuten pro Woche helfen mir:

• meine langfristigen Ziele im Fokus zu halten;
• täglich (kleine) Fortschritte bei meinen langfristigen Zielen zu machen;
• zu sehen, dass es vorwärts geht (und ich mich nicht im Hamsterrad drehe);
• jeden Tag zuerst das zu tun, was mich an diesem Tag wirklich weiter bringt;
• und dann mit Schwung die restlichen Aufgaben anzupacken.

Das Arbeitsjournal und den Wochenrückblick mache ich grundsätzlich schriftlich. Zum einen muss ich so klar und eindeutig formulieren, zum anderen nutze ich insbesondere die Wochenrückblicke, um immer mal wieder zurückzublättern und das große Ganze im Blick zu behalten. Das Zurückblättern hilft auch, Erfahrungen mit bestimmten Projekten zu vergleichen, um zum Beispiel im Nachhinein zu sehen, wo ein Projekt angefangen hat, aus dem Ruder zu laufen oder zu versanden. Und umgekehrt auch, um zu sehen, welche Aktionen zu positiven Ergebnissen geführt haben.

Zur Einstimmung am Morgen

So beginne ich den Arbeitstag:

1. Wenn ich mich am Morgen an den Arbeitsplatz setze und den PC hochfahre, werden automatisch die ToDo-Liste, der Kalender und meine Journal-Datei geöffnet.
2. Ich gehe die ToDo-Liste und den Kalender durch, um zu schauen, welche Aufgaben und Termine anstehen.
3. Dann entscheide ich, in welcher Reihenfolge ich die Aufgaben anpacken will (die Reihenfolge kann sich im Lauf des Tages natürlich noch ändern). Wenn nicht etwas ganz Dringendes dagegen spricht, fange ich nach der Einstimmung mit der Aufgabe an, die mich an diesem Tag einem meiner 3 Quartalsziele am nächsten bringt (ich definiere pro Jahr 3 übergeordnete Ziele und pro Quartal 3 große Ziele, die zu den 3 Jahreszielen gehören).
4. Nun gehe ich in die Journal-Datei und beantworte die folgenden Fragen für diesen Tag:* Welchen kleinen Schritt kann ich heute machen, damit ich meinem großen Ziel näher komme?
   * Inwiefern bringt mich das meinem Ziel näher?
5. Dann schließe ich die Augen und nehme mir Zeit für mein 2-Minuten-Ritual.
   
6. Und im Anschluss lege ich sofort mit der für diesen Tag wichtigsten Aufgabe los.

Was ich morgens nicht mehr tue

Was ich nicht (mehr) zu Beginn meines Arbeitstages tue:

• E-Mails checken oder schreiben
• den Webbrowser öffnen und schauen, was sich in der Welt und in den Social-Media-Netzen getan hat

Denn dafür ist mir die Energie zu schade, die ich am Morgen habe, und auch der Fokus, den ich mir durch das Journalschreiben und das Ritual geschaffen habe. Für E-Mails und Social Media habe ich später Zeit-Slots eingeplant.

Am Ende des Arbeitstags

Zum Abschluss des Arbeitstages gehe ich noch mal in die Journal-Datei und gehe die folgenden Fragen durch. Ich nehme mir kurz Zeit, nachzuspüren, bevor ich die Antworten aufschreibe.

• Wie ist es gelaufen?
• Was habe ich heute gelernt?
• Was kann ich morgen besser machen als heute?
• Was hat mir Energie gegeben?
• Was hat mir Energie entzogen?

Ich beantworte allerdings oft nur die erste und die Energiefragen, die anderen beiden nur, wenn es dazu was zu sagen gibt.

Welche Fragen?

Die Fragen, die ich hier vorstelle, haben sich für mich bewährt. Du kannst natürlich auch ganz andere Fragen wählen.

Ein Tipp: Um die Fragen nicht jeden Tag neu tippen zu müssen, stehen sie als Template am Anfang der Journal-Datei. Da kopiere ich sie, füge sie ein und trage davor das jeweilige Datum ein.

Der Wochenrückblick

Einmal pro Woche mache ich einen Wochenrückblick, bevor ich die nächste Woche plane.

Ich habe dafür in meiner Journaldatei eine längere Fragenliste. Daraus picke ich mir drei oder vier heraus, die mir für diese Woche passend erscheinen.

Mögliche Fragen für den Wochenrückblick:

• Was habe ich in dieser Woche in Bezug auf ZIEL erreicht?
• Was hatte ich geplant, aber dann doch nicht getan/erreicht?
• Was ist gut gelaufen – und warum?
• Was ist nicht so gelaufen wie geplant? Was waren die Gründe? Wie kann ich das nächste Woche besser machen?
• Welche unerwarteten Ereignisse sind eingetreten, die meine Produktivität beeinträchtigt haben?
• Was hat länger gedauert als gedacht? Aus welchen Gründen?
• Was hat mir in dieser Woche Energie gegeben? Was hat mir Energie entzogen?
• Was habe ich in dieser Woche gelernt?
• Was will ich nächste Woche wieder genauso machen wie in dieser?
• Was will ich in der nächsten Woche anders (oder nicht mehr) machen?

Was bringt das Ganze?

• Ich behalte im täglichen Kleinklein die langfristigen Ziele immer im Auge.
• Ich mache jeden einzelnen Tag mindestens einen Schritt in Richtung meiner langfristigen Ziele. Auf diese Weise habe ich das Gefühl, stetig voranzukommen.
• Durch das Aufschreiben führe ich mir die Fortschritte vor Augen, auch wenn sie manchmal nur klein sind.
• Ich lerne aus den Erfahrungen und setze das Gelernte idealerweise direkt um.
• Und ich identifiziere Verhaltensweisen, Aufträge, Klienten, die mich mehr Energie kosten, als ich bereit bin, für sie aufzuwenden. So kann ich mich klarer entscheiden, wie ich damit umgehen will.
• Im Unterschied zu früher habe ich den Eindruck, die Zügel selbst in der Hand zu haben und selbst bestimmen zu können, wie „der Laden läuft“.